Thực tế cho thấy, vẫn còn không ít hồ sơ đề xuất mua sắm bị kéo dài thời gian xử lý, thậm chí bị trả lại, do thiếu minh chứng, không đúng biểu mẫu, hoặc chưa tuân thủ đầy đủ các bước trong quy trình. Những vướng mắc này không chỉ ảnh hưởng đến tiến độ chuyên môn của các đơn vị mà còn tiềm ẩn rủi ro trong công tác tài chính – kế toán toàn trường. Chính vì vậy, việc nắm rõ và thực hiện nghiêm túc theo quy trình mua sắm tài sản, hàng hóa – mã số QT.32/KT là yêu cầu bắt buộc, nhằm đảm bảo tính thống nhất, minh bạch và đúng pháp lý trong toàn bộ hoạt động mua sắm tại trường.

  Quy trình QT.32/KT được xây dựng nhằm đảm bảo công tác mua sắm tại Trường Cao đẳng Nghề Sóc Trăng được triển khai có kế hoạch, công khai, minh bạch, tiết kiệm và đúng quy định pháp luật. Đây là cơ sở quan trọng để nhà trường kiểm soát chặt chẽ việc sử dụng ngân sách, hạn chế thất thoát và nâng cao hiệu quả trong công tác quản trị tài chính. Bên cạnh đó, việc áp dụng thống nhất quy trình trong toàn trường còn góp phần đáp ứng kịp thời, đầy đủ và đúng mục đích các nhu cầu phục vụ đào tạo, thực hành, nghiên cứu và quản lý tại từng đơn vị chuyên môn.

   Trong khuôn khổ bài viết này, Phòng Kế toán – Tài vụ  (KT-TV) xin giới thiệu tóm tắt các bước thực hiện chính trong quy trình QT.32/KT, nhằm giúp các Khoa, Phòng nắm rõ để chủ động trong việc lập đề xuất, chuẩn bị hồ sơ và phối hợp đúng tiến độ, đúng biểu mẫu quy định.

   Tóm tắt các bước chính trong quy trình mua sắm:

   1. Đề xuất mua sắm

   - Chủ thể: Các Khoa/Phòng có nhu cầu sử dụng tài sản, vật tư, thiết bị.

   - Biểu mẫu: BM.01-QT.32/KT

   - Yêu cầu: Ghi rõ lý do, chủng loại, số lượng, đơn giá ước tính, mục đích sử dụng.

   2. Thẩm định và tổng hợp

   - Phòng KT-TV kiểm tra tính hợp lý của đề xuất, trình lãnh đạo phê duyệt.

   - Nếu đề xuất chưa rõ ràng, thiếu căn cứ hoặc vượt định mức, hồ sơ sẽ được trả lại để chỉnh sửa.

   3. Trình kế hoạch mua sắm

   - Sau khi được phê duyệt, Phòng KT-TV tổng hợp và xây dựng kế hoạch mua sắm toàn trường.

   - Gửi kế hoạch cho lãnh đạo xem xét, phê duyệt và trình các cơ quan có thẩm quyền (nếu vượt thẩm quyền nội bộ).       

   4. Tổ chức mua sắm

   Tùy theo giá trị tài sản, đơn vị áp dụng hình thức phù hợp:

   - Tự mua (mua trực tiếp): Đối với hàng hóa có giá trị nhỏ, đơn giản

   - Chào hàng cạnh tranh hoặc đấu thầu: Với tài sản có giá trị lớn

   - Hồ sơ gồm: Báo giá, hợp đồng, biên bản nghiệm thu, hóa đơn tài chính,…

   5. Giao nhận và thanh toán

  - Các Khoa/Phòng phối hợp nhận hàng, kiểm tra, lập biên bản nghiệm thu.

  - Phòng KT-TV thực hiện thanh toán khi hồ sơ đầy đủ, đúng quy định.

   6. Ghi sổ – cập nhật tài sản

   - Cán bộ kế toán cập nhật thông tin vào sổ theo dõi tài sản cố định hoặc công cụ dụng cụ.

   - Lưu hồ sơ mua sắm theo thời gian quy định, phục vụ kiểm toán và quản lý tài chính.

   * Một số lưu ý quan trọng dành cho các đơn vị đề xuất

   - Chỉ đề xuất khi thật sự cần thiết, tránh dàn trải hoặc trùng lắp.

   - Không tự ý mua trước – hợp thức hóa sau: Đây là hành vi vi phạm quy trình.

   - Ghi rõ mô tả hàng hóa, thiết bị cần mua, tránh ghi chung chung (“vật tư văn phòng”, “thiết bị thực hành”…).

   - Chủ động theo dõi tiến độ mua sắm, phối hợp với KT-TV để bổ sung hồ sơ nếu cần.

   Một quy trình mua sắm được thực hiện rõ ràng, đồng bộ và nghiêm túc không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho các đơn vị, mà còn là minh chứng cho tác phong làm việc chuyên nghiệp, trách nhiệm và tuân thủ quy định trong toàn trường. Đây cũng là nền tảng quan trọng để xây dựng một môi trường quản trị tài chính minh bạch, hiệu quả và phát triển bền vững.

   Phòng Kế toán – Tài vụ cam kết luôn đồng hành cùng các Khoa, Phòng trong suốt quá trình triển khai mua sắm: Từ tư vấn biểu mẫu, kiểm tra tính hợp lý của hồ sơ, đến hoàn tất thủ tục thanh toán đúng hạn. Sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận là yếu tố then chốt giúp hoạt động tài chính – mua sắm của nhà trường ngày càng hiệu quả và minh bạch hơn./.

                                                                                                      Phòng KT-TV